Perfektionismus schützt vor Erfolg

In der Wirtschaft ist eine der wichtigsten Kennzahlen die Effizienz: Wie erreiche ich mit dem geringstmöglichen Input den größtmöglichen Output? Davon können wir uns durchaus etwas für unser Privatleben abschauen.

Der italienische Ingenieur, Ökonom und Soziologe Vilfredo Federico Pareto untersuchte die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien und fand heraus, dass ca. 20 % der Bevölkerung ca. 80 % des Bodens besaßen. Dies war der Ausgangspunkt für weitere Forschungen, von denen ein Ergebnis die Formulierung des nach ihm benannte Pareto-Prinzips war. Das Pareto-Prinzip, auch 80-zu-20-Regel, besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen mit 80 % die meiste Arbeit. 

Die dem Pareto-Prinzip zugrunde liegende Gesetzmäßigkeit lässt sich in nahezu allen Lebensbereichen finden:

• Wir tragen ca. 20 % der Kleidung, die wir im Kleiderschrank haben
• In Meetings kommt man in 20 % der Zeit üblicherweise zu 80 % der Beschlüsse
• Das Erstellen einer Präsentation braucht 20 % der Gesamtzeit, die Formatierung und der "Feinschliff" hingegen kosten 80 % der Zeit
• Die besten 20 % der Kunden eines Unternehmens sind verantwortlich für 80 % des Gesamtumsatzes

Die 80-zu-20-Regel ist eine Daumenregel, die Zahlen passen nicht immer ganz genau. Das müssen sie auch nicht. Wichtig für das persönliche Zeit- und Selbstmanagement ist die Erkenntnis, dass ein relativ kleiner Teil (ca. 20 %) unserer Aktivitäten und Aufgaben so wichtig sind, dass sich damit ein relativ großer Teil (ca. 80 %) des Erfolgs erzielen lässt. Um aber 100 % zu erreichen, muss ein enormer Zusatzaufwand betrieben werden. Und das bedeutet, dass die Erfolgswahrscheinlichkeit sinkt: Wir haben nun einmal nur 24 Stunden pro Tag zur Verfügung, und wenn wir bei allem, was wir tun 100 % anstreben, dann wird das nicht funktionieren. Also fragen Sie sich beim nächsten Mal, wenn Ihnen alles über den Kopf zu wachsen droht: Muss ich beim Meeting bleiben, auch wenn ich nach 20 Minuten bemerke, dass mich alle folgenden Themen nicht mehr betreffen? Kann ich das Gespräch mit der Nachbarin/dem Kollegen nicht einfach mit dem Hinweis, dass ich noch einen dringenden Termin habe, verkürzen? Muss die Excel-Tabelle, die außer mir nie jemand sehen wird, wirklich noch formatiert werden? Natürlich ist es nicht immer möglich, die restlichen 20 % ersatzlos zu streichen – aber vielleicht lassen sie sich delegieren. Beispiel Präsentation: Wenn Sie Controller*in sind und den Vorstandsmitgliedern die Quartalszahlen präsentieren, dann genügt es, wenn Sie diese parat haben und einen roten Faden für die Präsentation skizzieren. Jemand anderes kann nun den Feinschliff, für den Sie 80 % der Gesamtzeit hätten aufwenden müssen, übernehmen. In der nun frei gewordenen Zeit können Sie andere Dinge erledigen - oder sich einfach erholen.

Wer bei allem nach 100 % strebt, wird sich selbst nicht nur unnötigen Stress bereiten, sondern auch viel Zeit und Energie verlieren. Sich hier an der 80-zu-20-Regel zu orientieren fällt vielen trotzdem zunächst schwer. Aber fragen Sie sich doch einmal, was das Schlimmste ist, was passieren könnte. Sie sind Student*in und haben vielleicht eine Hausarbeit mit ein paar Rechtschreibfehlern abgegeben, weil Sie auf die letzten beiden Korrekturschleifen verzichtet haben. Natürlich kann es sein, dass Ihr*e Professor*in Ihnen dafür ein paar Punkte abzieht. Dafür hatten Sie aber genügend Zeit, sich neben der Hausarbeit noch auf eine Präsentation und drei Klausuren vorzubereiten – unterm Strich machen Sie also ein Plus. Oder Sie erwarten privat Gäste und haben nicht genug Zeit, die Wohnung komplett zu putzen und sich um das Menü zu kümmern. Auch hier wird höchstwahrscheinlich niemandem auffallen, dass sich unter der Anrichte etwas Staub angesammelt hat. Und falls doch – der schöne Abend wird nicht darunter leiden. Er würde aber darunter leiden, wenn Sie vollkommen fertig und gehetzt wirkten und das Treffen augenscheinlich nicht genießen könnten.

Um das Pareto-Prinzip auf Ihr eigenes Leben zu übertragen ist es sinnvoll, sich einmal alle Aufgaben sowohl im Privatleben als auch im Job anzuschauen. Meist fällt bei diesem Schritt bereits auf, dass es a) viel zu viele sind und b) einige davon weder wichtig sind noch dringend. Der erste Schritt ist es hier, die Aufgabenliste zusammenzustreichen. Danach schauen Sie sich die einzelnen Aufgaben an und zerlegen diese in Einzelschritte. Welcher Schritt ist wichtig und muss von Ihnen selbst ausgeführt werden? Welche Schritte können andere Personen oder Dienstleister übernehmen? Und auf welche Schritte können Sie verzichten, ohne dass die Ergebnisqualität über Gebühr leidet? Erfahrungsgemäß fallen diese Schritte umso schwerer, je höher die eigenen Ansprüche an sich selbst sind. Daher kann hier eine außenstehende Person helfen, konsequent zu bleiben. Im Rahmen eines Powerhouse Coachings erarbeiten wir gemeinsam eine Zeitplanung, die sowohl Ihre Ansprüche an die Ergebnisse als auch Ihr Bedürfnis nach einem weniger gehetzten und stressigen Leben berücksichtigt.