Vollkommen überraschend ist am 24.12. Weihnachten, und Sie haben noch kein Geschenk? Den Auftrag haben Sie seit vier Wochen, beginnen aber erst am Abend vor der Deadline mit der Arbeit? Der Klausurtermin steht seit Semesteranfang fest, gelernt haben Sie aber nur in der Nacht davor? Sie schaffen es einfach nicht, pünktlich zu Verabredungen und Terminen zu erscheinen? Dann wird es Zeit für einen Grundkurs Zeitmanagement!
Wissen Sie, was Sie wollen?
Bevor wir beginnen, über das Thema Zeitmanagement zu reden, müssen wir über Ziele reden. Denn ohne Ziel ist Zeitmanagement weder möglich noch sinnvoll. Sie können ganz wunderbar und sehr schnell Dinge erledigen - wenn sich aber herausstellt, dass diese Dinge Sie Ihrem Ziel kein Stück näher gebracht haben, dann waren Sie zwar effizient, aber nicht effektiv. Effizient bedeutet, die Dinge richtig zu tun. Effektiv bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Nur zusammen ergibt sich ein Vorteil. Es ist also sinnvoll, sich zunächst genügend Zeit zu nehmen (!), um die eigenen Ziele zu definieren. Vorteilhaft sind konkrete, nachprüfbare Ziele. "Ich will am 02. April eine informative und unterhaltsame Präsentation/ein Referat halten und dabei souverän auftreten" ist besser als "Ich möchte bei Präsentationen/Referaten keine Angst mehr haben". Warum? Weil Sie Ihr Zeitmanagement vom Ziel her denken, und je konkreter und attraktiver dieses Ziel ist, desto motivierender.
Konzentrieren und Ignorieren
Wenn Sie eine Aufgabe bearbeiten, tun Sie das mit voller Konzentration? Oder bringt Sie jede eingehende E-Mail dazu, schnell ins Postfach zu wechseln und diese auch durchzulesen? Vielleicht lassen Sie sich auch von Nebenschauplätzen ablenken? Beim Erstellen einer Präsentation fällt Ihnen auf, dass noch ein paar wichtige Daten fehlen. Sie gehen schnell zur Kollegin, die dafür zuständig ist und fordern diese Daten an. Die Kollegin sagt Ihnen zu und erzählt Ihnen, dass sie gerade für den Geburtstag eines anderen Kollegen sammelt. Sie gehen zurück an Ihren Schreibtisch, um etwas Geld zu holen. Dabei läuft Ihnen der Assistent der Geschäftsführung über den Weg und bittet Sie um einen Gefallen. Und so weiter, bitte beliebig fortführen. Das Geheimnis derjenigen, die sich Ziele setzen und diese auch erreichen ist meist kein übermenschliches Arbeitspensum, sondern die Fähigkeit sich zu fokussieren. Wer sich auf eine Aufgabe fokussiert, muss zwangsläufig andere Dinge ignorieren. Das heißt nicht, dass diese unwichtig sind oder nicht erledigt werden - sie werden terminiert, und zwar auf später.
Multitasking ist ein modernes Märchen
Niemand kann sich gleichzeitig auf mehrere Vorgänge konzentrieren. Warum wir trotzdem den Eindruck haben, dass das funktioniert? Weil unser Gehirn stattdessen blitzschnell von einer Aufgabe zur anderen und wieder zurück wechselt. Dieser ständige Wechsel ist allerdings für das Gehirn sehr anstrengend. Und jeder Wechsel von einer kognitiven Aufgabe zur anderen kostet Zeit. Am Ende dauert das länger, als wenn wir uns mit voller Konzentration den einzelnen Aufgaben von Anfang bis Ende jeweils hintereinander gewidmet hätten.
Was ist Ihre Zeit wert?
Wenn es Ihnen schwer fällt, Aufgaben zu delegieren, empfehle ich Ihnen eine simple Rechenaufgabe: Erfassen Sie die Zeit, die Sie damit verbringen Einkommen zu generieren und berechnen Sie Ihren Stundensatz. Schauen Sie sich jetzt Ihre Aufgabenliste an: Welche dieser Aufgaben kann von jemandem erledigt werden, dessen Stundensatz geringer ist? Und sind Sie wirklich sicher, dass Sie persönlich diese Aufgabe erledigen müssen? Denn in der Zeit, in der Sie jemanden für genau diese Aufgabe bezahlen, können sie Ihren eigenen (höheren) Stundensatz generieren.
Und jetzt los!
Der wichtigste Schritt ist immer der erste! Powerhouse Coaching unterstützt Sie dabei,
- Ziele konkret zu formulieren,
- Zwischenziele und Aufgaben daraus abzuleiten,
- Aufgaben zu priorisieren,
- Aufgaben in Teilaufgaben zu zerlegen und zu delegieren und
- eine Erfolgskontrolle durchzuführen.